Управление документами. Путаница понятий. Часть

Управление документацией системы менеджмента качества — специальная процедура Управление документацией системы менеджмента качества — специальная процедура Опубликовано И это как минимум. Все эти документы, как правило, и составляют набор документации, которая требуется для системы менеджмента качества. В общем же примерами документации в системе менеджмента качества являются следующие: Вся эта документация, а равно как и другая, устанавливает порядок управления теми или иными процессами и операциями, определяющими в рамках существующей системы менеджмента качества реализацию механизмов экологического менеджмента, менеджмента качества, безопасности труда, охраны здоровья и других видов. И для того, чтобы уверенно гарантировать соответствие деятельности выбранной модели, управление документацией системы менеджмента качества должно осуществляться максимально полно, то есть, ни один из существующих документов оставлять без управления категорически запрещается. Более того, сама специфика управления, определяемая особенностями конкретным видом документации, вынуждает предприятия разрабатывать и внедрять, как дополнение к общесистемным, собственные процедуры управления каждым конкретным видом документации. При этом их число может доходить до двадцати и более. Документация системы менеджмента качества разрабатывается для того, чтобы рациональные и заранее спланированные мероприятия, объединенные в процессы, были тщательно задокументированы и использовались сотрудниками для одинакового выполнения однородной работы с предсказуемыми эффективностью и результативностью.

Управление документами

Заказать консультацию Управление документацией: Управление документацией отличается и от делопроизводства , и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Обеспечивающие бизнес-процессы поддерживают инфраструктуру обучения и аттестации персонала, процесс управления документацией, который.

Производство и поставка продукции. Организация сервиса для сервисно-ориентированных организаций. Обслуживание заказчика и выписка счета-фактуры. Управление финансовыми и физическими ресурсами. Управление улучшениями и изменениями. Процессы организации можно разделить на 2 основные группы: Основные процессы лежат на пути следования продукции, т. Выходами основных процессов сначала являются маркетинговая информация, технические условия, затем материальные объекты детали, товары, программные продукты, услуги и т.

Ориентируясь на потребителя, организация определят, какие именно процессы нужны для доставки ему продукции или услуги. Для того, чтобы создаваемая сеть процессов была эффективна, необходимо соблюдение следующих правил [Ер]: Эта цифра исходит из того, что высший руководитель, как любой человек, не может эффективно руководить и воспринимать информацию от большего количества основных направлений деятельности.

Избранные материалы Управление технической документацией Концерн создает единое информационное пространство, внедряя на АЭС систему управления технической документацией. Росэнергоатом начал этот масштабный проект по нескольким управленческим и экономическим причинам. Одна из основных — необходимость унификации процессов управления техническими документами на атомных станциях. Дело в том, что АЭС долгие годы были самостоятельными организациями, поэтому с учетом сложившейся практики разрабатывали и внедряли собственные методологии ведения технической документации.

Документированные процедуры рабочих процессов (бизнес-процессов) . Процесс управления документацией СМК включает следующие виды.

Практика управления записями[ править править код ] Практика управления записями может включать: В соответствии с организационной политикой, нормативными актами и другими требованиями организации это может быть либо их физическое уничтожение, либо размещение на постоянное хранение в архив. Согласно основным правилам управления записями, автоматизированные системы являются вспомогательным средством в сборе, классификации и непрерывном управлении записями на протяжении их жизненного цикла.

Подобная система может быть бумажной например, каталожные карточки , используемые в библиотеке или компьютерной электронное приложение для управления записями. Согласно стандарту Управление физическими записями[ править править код ] Управление физическими записями включает в себя различные меры регулирования и может основываться на разнообразных формах экспертиз.

Записи должны быть идентифицированы и заверены. Как правило, это вопрос систематизации и поиска информации; в некоторых случаях необходимо более бережное обращение. Идентификация документов[ править править код ] Элементу, представленному в виде юридической записи, необходима проверка подлинности. Возможно, потребуется изучение документа или другого материального свидетельства судебно-медицинскими экспертами на предмет подлинности и документального фиксирования любых повреждений, изменений или пропусков в содержании.

В крайних случаях, элементы могут быть подвергнуты исследованию через микроскоп , рентген , радиоуглеродное датирование и химический анализ. Подобный уровень проверки достаточно редок, но подразумевает особую тщательность в создании и хранении записей организации. Типичный бумажный документ может храниться в канцелярском шкафу в офисе, однако некоторые организации используют специальные помещения с регулированием микро-климата включая температуру и влажность.

Поддержка системы менеджмента качества: документооборот и бизнес-процессы

Рост периферийных вычислений — один из крупных вызовов, с которым многие организации столкнутся в … Андрей Колесов Во многом именно с задач автоматизации работы с документами и управления ими начался процесс формирования современной отечественной ИТ-отрасли на принципах ориентации на поддержку нового для нас общественно-экономического устройства и интеграции в мировое ИТ-сообщество.

Каким видится уже пройденный двадцатилетний путь российского рынка СЭД? Современная история нашего ИТ-рынка начинается с конца х, с прихода в нашу страну ПК. И в результате где-то к середине х увидели свет первые СЭД, которые тогда представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и были адресованы исключительно канцеляриям организаций госсектора и крупных предприятий.

Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Карта процесса Управление приказами по личному составу.

Управление документацией Общие положения Для того чтобы все необходимые действия по выполнению требований заказчика были реализованы, они должны быть задокументированы. Иначе эти действия работы, процессы, подпроцессы будут выполняться случайным образом и давать непрогнозируемый результат. Частично общие требования к разработке документации были рассмотрены в пункте 4.

Такая терминология вводит в заблуждение руководителей и персонал. На самом деле на предприятии должна быть единая система документации, часть из которой может быть использована при проведении аудита СМК для доказательства выполнения требований ИСО Все попытки создать отдельную документацию СМК приводили к тому, что требования этой документации воспринимались отдельно от реальной жизни процессов и продукции и, соответственно, считались необязательными при выполнении основной работы.

СМК, оформленная таким образом, оставалась только на бумаге, иногда даже проходила сертификацию, но реальной пользы организации не приносила, а только дискредитировала идеи СМК. Например, в одной организации численностью около 50 человек в положении о подразделении было записано 47 сорок семь! Какой руководитель способен проконтролировать такое количество направлений деятельности? В нашей истории слишком много примеров, когда деятельность организации была направлена на достижение бумажных результатов, поэтому одной из главнейших задач при проведении реинжиниринга процессов и бизнес-процессов организации является возвращение доверия к документации, то есть возвращение документации реальной законодательной силы.

Для этого в организации должен быть установлен порядок разработки, согласования, утверждения, рассылки, ведения и аннулирования документации, обеспечивающий максимально эффективное ее использование. Руководство по качеству Порядок разработки и требования к руководству по качеству изложены в стандарте ИСО

Управление записями

Определение эффективности процедур и системы качества: Подход Регистра Ллойда к проектированию систем качества является более широким, носит методологический характер и охватывает все виды Деятельности предприятия, начиная с анализа существующей произведетвенной ситуации и кончая определением готовности для сертификации системы качества. В соответствии с другим подходом создание систем качества целесообразно проводить в следующей последовательности: Проведение такого совещания необходимо для того, чтобы довести до руководства и управленческого персонала информацию, содержащую следующие сведения: При этом, как показывает практика, руководство предприятия гораздо лучше воспринимает указанную информацию, когда об этом говорят приглашенные со стороны специалисты, в особенности иностранцы.

Блок-схема процесса «Управление внутренней документацией СМК вуза». 20 . несет ответственность за эффективность бизнес-процесса во всех его .

Несоответствия в процессе управления документацией и как от них избавиться Опубликовано: Основное направление деятельности — создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Сегодня не может быть уважительной причины все еще допускать существование подобных несоответствий в СМК Система менеджмента качества , — ред.

Большинство проблем в управлении документами проистекает от того, что в системе полагаются на процессы анализа и управления. Скажите, что в этом вопросе используете вы: А вот еще вопрос: Есть ли у вас специальное место, где вы храните утвержденные документы? Типичные несоответствия, которые обнаруживаются в управлении документами Каким методом вы обеспечиваете процедурами тех людей, которым надлежит по ним работать? Собираете ли вы при этом у персонала устаревшие копии документа?

Что если кто-то, кто не входит в список получателей обновлений документов снимает копии с устаревших документов сколько может в организации обращаться документов, о которых вы даже не знаете? Управляете ли вы пересмотром документов на том же жестком диске, на котором у вас содержатся оригиналы документов? Делаете ли вы что-то вручную при подготовке обновленных версий документации?

Как вы управляетесь с хранением документов, безопасностью, распределением копий?

Системы менеджмента качества

ы предлагаем специализированные решения для избранной области обработки документов в : уникальное решение для комплексного управления и четкой регистрации всех полученных счетов-фактур, независимо от того, пришли ли они в бумажном или электронном виде. Решение производит их электронное хранение в соответствии с действующим законодательством и выполняет их комплексную автоматическую обработку оцифровка, извлечение данных, приобретение документов, утверждение счетов-фактур и собственных размещений с возможностью онлайн-доступа к соответствующему электронному документу.

Семинар «Управление документацией СМК» доктор бизнес- администрирования в области менеджмента качества, профессор, Необходимость документирования процессов СМК;; Стандарты на системы .

Ведь есть штатное расписание…" А если документооборот планируется в рамках холдинга, в который входит до юридических лиц, причем ни один человек не владеет полной информацией о взаимоотношениях между этими юридическими лицами? Ситуацию может осложнять и тот факт, что должности де-юре не соответствуют должностям де-факто, а весь этот холдинг образует единую организацию, разделенную на юридические лица по неким формальным признакам.

Сбор информации для описания структуры организации для целей документооборота дает возможность осознать фактическую структуру деловых отношений внутри организации и построить документооборот, соответствующий реальным нуждам сотрудников и руководства. То же самое относится к видам документов, системам нумерации и классификации. Например, последовательная нумерация документов при регистрации выполняется при помощи специальных программ-счетчиков. Когда в одном месте собрано описание всех видов присваиваемых номеров, легко осознать необходимость введения некого внутреннего стандарта для такого номера, что в итоге приводит к созданию единой системы классификации документов внутри организации.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к управлению доступом Административные правила контроля и регулирования доступа к документам, а также их использования. Кому предоставляется доступ — ответственность: Технические возможности предоставления прав доступа к документам, заложенные в системе управления документами, должны позволять организовать доступ таким образом, чтобы с документом работали только те сотрудники, кому это действительно нужно, а другие просто его не видели.

проектно-сметной документацией «ТрекДок»